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Regras de integridade e compliance para micro e pequenas empresas: como e o que fazer

20 de julho de 2016

Como sabido, a Lei 12.846/13 pretende atingir as pessoas jurídicas que tenham praticado algum tipo de conduta ilícita, popularmente conhecida como corrupção (aqui sem o trato jurídico da expressão), em conjunto com agentes públicos. Em linhas gerais, a nova lei pretende:

  • Responsabilizar as pessoas jurídicas por atos contra a administração pública, inclusive quando praticados no exterior;
  • Responsabilizar solidariamente as controladas, controladoras, coligadas, consorciadas e sucessoras (em razão de cisão, fusão etc);
  • Apenar as pessoas jurídicas, por via administrativa, pelos atos lesivos à administração pública,
  • Imputar às pessoas jurídicas o dever de reparar o prejuízo causado pelo ato lesivo.

Note-se que a ideia de ato lesivo contra administração pública corresponde aos atos como a corrupção e até a fraude em licitações. Mais ainda: a nova lei mantem a imputação penal aos administradores e gestores. Em verdade, os famosos “jeitinhos”, “cafezinhos”, “cervejinhas” e afins, estão com os dias contados. A corrupção é um mal que assola o ambiente de negócios e deteriora o mais importante: a confiança nas pessoas. Não se pode construir um país justo e solidário, que valoriza a dignidade humana, nos termos impostos pelo texto constitucional, tendo por alicerce uma atividade econômica escorada na corrupção.

Todavia, a nova lei prevê a possibilidade de acordo de leniência, com diminuição da pena, se a pessoa jurídica tiver “mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

Assim, ainda que o texto não seja de boa lavra, pode-se afirmar que as pessoas jurídicas que construírem diretrizes claras quanto ao que será considerado um programa de integridade (“compliance”), poderão se proteger e se preparar melhor para se adequar à nova lei.

Em nível federal, o Decreto 8.420/15 regulamentou a lei e estabeleceu critérios de integridade que deverão ser observados pelas empresas.

 

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Exatamente nessa direção, o art. 42 do referido Decreto estabelece o que se entende necessário para caracterização de um programa de integridade e, no caso das MEs e EPPs, o legislador diminuiu as exigências. Muitos empresários podem ficar em dúvida e, por conta do não entendimento dessas determinações, inertes. As perguntas são sempre como e o que fazer. Desta feita, podemos dizer que as 8 exigências podem ser satisfeitas seguindo-se as seguintes orientações:

1) comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, incluídos os conselhos, evidenciado pelo apoio visível e inequívoco ao programa.

A alta direção de uma MPE é representada por seus administradores, sejam eles seus sócios, proprietários, donos, chefes ou gerentes. O comprometimento da alta direção será verificado mediante a atuação e a postura da direção da empresa em relação aos seus funcionários. A direção deve disseminar a cultura de integridade, atuar na execução das medidas estabelecidas e tornar público o seu compromisso com o tema. Para que isso se evidencie deverá disponibilizar cursos, palestras, debates e exposições sobre a ética e integridade, bem como fomentar a participação de funcionários em tais atividades, promovendo a conscientização de que a corrupção é prejudicial a todos e deve ser combatida.

2) padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os empregados e administradores, independentemente de cargo ou função exercidos.

As MEs e EPPs devem reconhecer e promover valores, comportamentos e princípios de condutas necessários à integridade da empresa, tanto para funcionários quanto para a direção. Os valores, comportamentos e princípios de condutas devem constar de um código de ética. Para tanto, deverão elaborar um código de ética com valores, comportamentos e princípios de condutas aplicáveis a todos os funcionários e à direção, incluindo regras de relacionamento com o setor público. Além disso, devem divulgar o código de ética, por meio da afixação de cartazes, placas, sinais, mensagens sobre os padrões de conduta e os procedimentos que devem ser observados.

 3) treinamentos periódicos sobre o programa de integridade.

A direção e os funcionários devem participar de treinamentos sobre assuntos relacionados às medidas de integridade, principalmente sobre o conteúdo do código de ética, os valores que orientam a cultura ética e os principais riscos relativos às atividades da ME ou EPP.

4) manter registros contábeis que reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica.

Todas as empresas precisam registrar contabilmente suas operações. Vendas, compras, empréstimos, rendimentos e prejuízos são fatos que afetam o patrimônio de uma empresa e, por isso, devem ser registrados. As MEs e EPPs, optantes pelo Simples Nacional, podem observar a contabilidade prevista na Lei Complementar nº 123/06. Implantar sistema eletrônico de registro contábil, preservar os documentos que comprovem as operações realizadas e o recolhimento de tributos devidos enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição, bem como,  assegurar-se de que o contador é profissional habilitado, são condutas recomendadas.

5) controles internos que assegurem a pronta elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiros da pessoa jurídica.

Controles internos são procedimentos que verificam se as transações (compras, vendas, controle de estoque, pagamentos, dentre outros) estão sendo feitos de forma correta e de acordo com as instruções da direção. O controle interno também tem a função de apontar e corrigir eventuais erros, além de atuar de forma preventiva, diminuindo a possibilidade de ocorrência de fraudes e irregularidades. Confrontar receitas e despesas com os registros contábeis realizados, confirmando o registro das transações e estabelecer regras sobre a necessidade de aprovação e autorização específica sobre pagamentos de alto valor, alto risco ou relacionados com o setor público são posturas indicativas da existência de tais controles.

6) procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público, ainda que intermediada por terceiros, tal como pagamento de tributos, sujeição a fiscalizações, ou obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões.

Para evitar que ocorram irregularidades nas relações estabelecidas com o setor público, é importante que a MPE estabeleça regras sobre o contato de seus funcionários e diretores com agentes públicos; a participação em licitações; o oferecimento de brindes e presentes a agentes públicos e a contratação de atuais e ex-agentes públicos. Essas regras podem ser incluídas no Código de Ética e devem ser amplamente difundidas na empresa

 7) medidas disciplinares em caso de violação do programa de integridade.

Estabelecer medidas disciplinares significa prever as penalidades e os procedimentos para a punição de funcionários que violarem as regras da ME e da EPP, independente da posição ou cargo ocupado. As penalidades devem ser definidas de forma proporcional à irregularidade cometida, de forma a garantir que as medidas de integridade sejam respeitadas e que violações não sejam toleradas. São exemplos de penalidades que podem ser adotadas: advertência, suspensão e demissão.

 8) procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas e a tempestiva remediação dos danos gerados.

Desenvolver procedimentos que assegurem a interrupção imediata de irregularidades e infrações e que permitam a reparação dos danos causados de forma rápida e direta, evitando a ocorrência futura de situações análogas.

No sentido de balizar a implantação dos parâmetros de integridade das MEs e EPPs, veio a Portaria 2.779/15. Segundo a mesma, as métricas das medidas de integridade deverão ser mais simples para essas empresas, com menor rigor formal, desde que demonstrem o comprometimento com a ética e a integridade na condução de suas atividades.

Para que as medidas de integridade implementadas sejam avaliadas, a microempresa ou a empresa de pequeno porte deverá apresentar:

I – relatório de perfil; e

II – relatório de conformidade.

No relatório de perfil, a ME ou a EPP deverá prestar as seguintes informações:

a) áreas de atuação;

b) responsáveis pela administração;

c) quantitativo de empregados e a estrutura organizacional; e

d) nível de relacionamento com o setor público, especificando:

  1. principais autorizações, licenças e permissões governamentais necessárias para o exercício de suas atividades;
  2. valor aproximado dos contratos celebrados ou vigentes com o setor público nos últimos três anos e a participação destes no faturamento anual; e
  3. utilização de agentes intermediários, como procuradores, despachantes, consultores ou representantes comerciais, no relacionamento com o setor público.

No relatório de conformidade, a ME ou a EPP deverá:

a) relacionar e demonstrar o funcionamento das medidas de integridadet adotadas; e

b) demonstrar como as medidas de integridade contribuíram para a prevenção, detecção e remediação do ato lesivo objeto da apuração.

A comprovação de tais informações pode abranger a apresentação de documentos oficiais, correios eletrônicos, cartas, declarações, correspondências, memorandos, atas de reunião, relatórios, manuais, imagens capturadas da tela de computador, gravações audiovisuais e sonoras, fotografias, ordens de compra, notas fiscais, registros contábeis ou outros documentos, preferencialmente em meio digital.

Digno de nota que a celebração de eventual acordo de leniência fica condicionada ao atendimento pleno dos parâmetros de integridade e a efetiva atuação das medidas na prevenção, detecção e remediação do ato lesivo objeto da apuração. Não é nada do outro mundo, mas é preciso que a empresa abrace verdadeiramente a causa da integridade.

Marcus Vinicius Ramos Gonçalves
Professor do Insper-SP
Professor da FGV Management
Presidente da COmissão de Estudos de Comunicações OAB-SP
Presidente do ILADEM (Instituto Latino-americano de Defesa e Desenvolvimento Empresarial)
ócio do escritório Bertolucci & Ramos Gonçalves Advogados



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